Protección de datos y RGPD para clubes deportivos

Ley de Protección de Datos: Lo que tu club deportivo debe saber para estar siempre en regla

Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea, en el año 2018, muchas asociaciones y clubes deportivos han recibido comunicaciones sobre cambios en las políticas de privacidad, nuevas condiciones y solicitudes de consentimiento.

Pero… ¿qué significan realmente todas estas reglas para tu club?

En SportMember te explicamos cómo cumplir con el RGPD de forma sencilla, para que tu club esté al día y gestione los datos de forma segura y responsable.

¿Qué implica el RGPD para los clubes deportivos?

El RGPD refuerza la protección de los datos personales, estableciendo nuevas obligaciones para todas las entidades que manejan información de personas. Esto incluye a asociaciones y clubes deportivos, que deben asegurar el uso adecuado de los datos de sus miembros y comunicar claramente cómo los gestionan.

Estos son los 4 aspectos clave que tu club debe tener en cuenta para cumplir con el RGPD:

1. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

Todo uso de datos personales dentro del club debe tener una base legal justificada: puede ser por consentimiento del usuario, cumplimiento de un contrato, una obligación legal o un interés legítimo.

Por ejemplo, guardar el nombre y datos de contacto de los socios es parte del interés legítimo del club. En cambio, no tiene sentido almacenar datos como estado civil o profesión si no son relevantes.

2. Registros de Actividades de Tratamiento

Tu club debe tener un registro interno donde se indique qué datos se recopilan, con qué fin, cómo se usan y quién tiene acceso a ellos.

Esto permite demostrar transparencia y cumplir con la documentación exigida por el RGPD.

3. Política de Privacidad clara y accesible

Estás obligado a informar a tus socios sobre cómo se manejan sus datos. Para ello, es recomendable tener una política de privacidad publicada, que detalle:

• Qué datos se recogen

• Cómo y por qué se utilizan

• Quién es el responsable de proteger esos datos dentro del club

4. Seguridad de los Datos

El club debe garantizar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información personal. Además, si ocurre alguna violación de datos, es obligatorio notificarlo a la autoridad de protección correspondiente.

¿Quién es responsable del tratamiento de datos en un club?

Aunque uses herramientas externas como SportMember, tu asociación sigue siendo responsable de los datos de sus socios. Esto significa que debes:

• Asegurarte de tener derecho a recopilar los datos

• Cumplir con el deber de informar

• Firmar acuerdos de tratamiento si usas servicios externos

• Reportar cualquier incidente que afecte la privacidad

¿Cómo ayuda SportMember a cumplir con el RGPD?

En SportMember simplificamos todo el proceso para que tu club cumpla con la normativa sin complicaciones.
Hemos actualizado nuestros términos y condiciones y política de privacidad, asegurando que los derechos de los usuarios estén protegidos.

Además:

- Al crear una cuenta, tu club acepta automáticamente un acuerdo de tratamiento de datos, redactado por nuestros abogados.

- No es necesario que redactes uno propio.

- Los usuarios pueden eliminar sus cuentas, aunque siempre se conservarán los datos necesarios para justificar la cantidad de socios ante registros o subvenciones.

- Si un usuario tiene deudas o participó en actividades pagadas, no podrá eliminar su cuenta de forma inmediata.

Preguntas Frecuentes sobre la Ley de Protección de Datos

¿Necesitamos redactar un acuerdo de tratamiento de datos para SportMember?

No, en SportMember hemos facilitado esta tarea para tu club. Un acuerdo de tratamiento de datos ya está listo cuando creas un club en nuestra plataforma, por lo que no es necesario que tu asociación lo redacte. En SportMember trabajamos con un acuerdo estándar redactado por nuestro abogado, por lo que no aceptamos acuerdos individuales de cada club, ya que no tenemos la capacidad de gestionar acuerdos personalizados.

¿Un usuario puede eliminar su cuenta? ¿Y cómo afecta esto al informe de miembros?

En SportMember, los usuarios pueden eliminar sus cuentas. Sin embargo, nuestras condiciones permiten que los clubes conserven los datos necesarios para reportar el número de miembros a los registros centrales de asociaciones y a los fondos de actividades, de modo que tu club no pierda financiamiento. Además, SportMember desactiva la opción de eliminación si el usuario no ha pagado su cuota o ha participado en una actividad de pago.

¿Puede el administrador del club eliminar usuarios de SportMember?

En términos generales, no. Los usuarios son dueños de su cuenta. Sin embargo, tu club puede eliminar la afiliación de un usuario, lo que significa que ya no serás responsable del tratamiento de sus datos. El usuario seguirá activo en SportMember y podrá ser asignado a otro equipo. En este caso, SportMember se convertirá en el responsable del tratamiento de datos del usuario.

¿Cuáles son los derechos de nuestros miembros y nuestro deber de información?

SportMember se ha asegurado de que las condiciones de uso y la política de privacidad estén actualizadas para que el tratamiento de datos en nombre de tu asociación sea claro y transparente. Informamos sobre la finalidad del tratamiento, los derechos de los usuarios y sobre las condiciones de eliminación de datos, para que tu asociación no se quede sin la información necesaria cuando deba reportar el número de miembros.

SportMember también ofrece un sitio web gratuito donde tu asociación puede hacer accesible la política de privacidad para todos los miembros. Además, tienes la opción de informar a todos tus miembros a través de nuestra plataforma de comunicación SportMember, utilizada por tu asociación.

En SportMember, trabajamos cada día para facilitar la vida de las asociaciones, los clubes y los usuarios, adaptando continuamente nuestra plataforma y nuestra aplicación de gestión deportiva para que funcione de manera óptima, incluso en relación con la nueva legislación de protección de datos.

¿Qué estás esperando?

En SportMember nos garantizamos que todos los procesos de tratamiento de datos sean transparentes y seguros, se informe a los usuarios sobre el uso de sus datos, y se conserven los datos necesarios para justificar la actividad del club ante entidades oficiales

Además, ofrecemos a tu club una página web gratuita donde podes publicar tu política de privacidad, y una herramienta de comunicación interna para mantener informados a todos los miembros.

Si tienes más preguntas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros por teléfono o WhatsApp al: +34 887 90 08 43, o bien por correo electrónico a: info@sportmember.es

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