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Cómo manejar el RGPD en su club deportivo

"Pila de carpetas" - © by Beatriz Pérez Moya

El Reglamento General de Protección de Datos de la UE se convirtió en ley el 25 de mayo y la mayoría de las personas ya han recibido un montón de correos electrónicos sobre condiciones actualizadas, políticas de privacidad y declaración de consentimiento. Pero, ¿qué significa este nuevo conjunto de normas para los clubes deportivos? Incluso los clubes pequeños tienen que tomar medidas. SportMember le ofrece una visión general y algunas directrices para que usted pueda manejar la situación y garantizar el cumplimiento de las normas.

¿Qué significa el RGPD para los clubes deportivos?

El RGPD ha agudizado los requisitos para el procesamiento de datos personales.  El objetivo principal es proteger a las personas que están registradas y garantizar que los datos personales no se utilicen indebidamente. Además, los clubes deportivos también están obligados a cumplir con las nuevas exigencias y requisitos en materia de documentación. Básicamente, esto significa que los clubes deportivos deben asegurarse de que los miembros del club puedan acceder fácilmente a la documentación de datos personales que el club deportivo procesa. Esto debe ser hecho por todos los clubes deportivos, incluso si es un club pequeño.

El RGPD puede dividirse en cuatro secciones:

1. La finalidad del tratamiento de los datos personales en el club

Todo tipo de tratamiento de datos personales debe ser lícito. Existen diferentes bases legales y pueden ejemplificarse ya sea cumpliendo un contrato con el registrado, basado en el consentimiento y la obligación legal o cumpliendo el propósito de un interés legítimo.

Es importante considerar la legalidad del tratamiento. En la mayoría de los casos, los clubes deportivos podrán tratar los datos de sus miembros con fines de interés legítimo, siempre que el tratamiento responda a la finalidad original del tratamiento. El registro del nombre y la información de contacto se basará en un propósito legítimo porque los clubes deportivos, por supuesto, necesitan tener una base de datos de miembros y poder ponerse en contacto con ellos. Por otra parte, el registro del estado civil y/o del empleo no sirven para nada, por lo tanto, no deben ser registrados por el club.

2. Registros de las actividades (requisito de documentación)

Los clubes deportivos están obligados a llevar un registro de sus actividades. Esto significa que los clubes deportivos deben ser capaces de proporcionar una visión general que incluya la información qué se procesa, cómo ésta se procesa, los receptores de la información, etc.

3. Política de privacidad (información a proporcionar)

Los clubes deportivos están ahora obligados a proporcionar información cada vez que se procesan datos personales. Una solución para los clubes es tener una política de privacidad donde el club deportivo pueda informar a los miembros de todos los aspectos del procesamiento de datos. La política de privacidad debe cubrir la información sobre qué, cómo y por qué se procesa la información personal. Además, de la información de contacto de la persona responsable de la protección de datos. 

4. Seguridad de los datos

El club deportivo debe ser capaz de garantizar suficiente seguridad con respecto a las actividades de procesamiento. Además, los clubes deportivos están obligados a notificar a la autoridad supervisora en caso de violación de datos personales.

El club deportivo como controlador de datos

Es importante entender los términos controlador de datos y procesador de datos porque los requisitos son diferentes. El club deportivo está registrando y almacenando la información sobre sus miembros que los hace reguladores de datos. Incluso si el club utiliza un servicio de terceros como SportMember, las responsabilidades recaen en el club. ¿Pero qué significa ser el controlador de datos?

Como controlador de datos, el club es, entre otras cosas, responsable de la legalidad del tratamiento. El responsable del tratamiento también está obligado a informar a los miembros sobre el tratamiento y a notificar a las autoridades de control en caso de infracción. Por último, pero no por ello menos importante, si servicios como SportMember son utilizados por el club deportivo, deben tener un acuerdo de procesamiento de datos.

SportMember como procesador de datos

El RGPD fue creado para la seguridad de las personas. Aquí en SportMember, entendemos que esta nueva legislación puede ser bastante difícil de manejar para los clubes deportivos. Por lo tanto, SportMember ha tratado de asegurar una manera fácil y sin problemas de manejar el RGPD. Entre otras cosas, hemos actualizado nuestros términos y condiciones y nuestra política de privacidad que todos nuestros usuarios deben aceptar. Estas actualizaciones son con el fin de cumplir con los derechos de los usuarios para que SportMember pueda seguir haciendo las tareas diarias de un club deportivo fácil. SportMember garantiza la seguridad del procesamiento de datos, por lo que los clubes y sus miembros pueden utilizar SportMember de forma segura para manejar sus datos.

 

Plantillas RGPD

Cuando su club deportivo maneja la documentación, es importante tener una visión general de todas las actividades de procesamiento que tienen lugar en el club. Completar el registro de las actividades de procesamiento y la política de privacidad puede ser una gran tarea. Con el fin de ayudar a su club y facilitar el proceso, las plantillas están disponibles en la Agencia Española de Protección de Datos aquí.


Preguntas más frecuentes

¿Necesitamos hacer nuestro propio acuerdo de procesamiento de datos con SportMember?

No. ¡Aquí en SportMember, lo tenemos fácil para su club! Ya hay un acuerdo de procesamiento de datos cuando crea un club aquí en SportMember. Esto significa que su club no necesita preocuparse por desarrollar un acuerdo de procesamiento de datos desde cero. SportMember tiene un acuerdo de procesamiento de datos estandarizado y por lo tanto no aceptamos acuerdos de procesamiento de datos para todos los clubes debido a nuestra capacidad.

 

¿Pueden los usuarios eliminar su propia cuenta?

SportMember ha puesto a disposición de los usuarios la posibilidad de eliminar su propia cuenta. Sin embargo, es importante mencionar que nuestras condiciones de datos personales establecen casos especiales si un usuario, por ejemplo, no ha pagado su cuota de membresía.

 

¿El administrador del club puede eliminar cuentas de SportMember?

No. El usuario tiene la propiedad de su propia cuenta. Pero el administrador del club tiene la capacidad de eliminar la relación entre un usuario y el club respectivo. En este caso, el club dejará de ser el controlador de datos del usuario y el usuario seguirá estando activo en SportMember, pudiéndose conectar a un nuevo club. SportMember será a partir de ahora el controlador de datos de ese usuario.

Lista de control RGPD 
  • 1 Haga un resumen de todas sus actividades de procesamiento.
  • 2 Cree documentación. Mantenga un registro de sus actividades de procesamiento para las autoridades de supervisión.
  • 3 Elabore una política de privacidad y asegúrese de que todos sus miembros la conozcan.
  • 4 Celebre acuerdos de procesamiento de datos si utiliza a terceros para procesar sus datos.
  • 5 Seleccione a una persona de contacto que sea responsable de la seguridad de los datos en su club.

¿Qué pasa con los derechos de nuestros miembros y nuestra obligación de informar sobre las actividades de procesamiento?

SportMember se ha asegurado de que los términos y condiciones y la política de privacidad estén actualizados para que el procesamiento de datos realizado por SportMember sea transparente y comprensible. Le informamos sobre la finalidad del tratamiento, los derechos de los usuarios y las condiciones particulares de eliminación y borrado.

Además, SportMember ofrece una página web gratuita donde es posible para su club hacer su política de privacidad fácilmente accesible a todos los miembros. Su club también tendrá la oportunidad de informar sobre los cambios a todos sus socios a través de nuestro sistema de comunicación.




SportMember está tratando de hacer que las tareas diarias sean fáciles y posibles. Por lo tanto, vamos a seguir actualizando nuestro servicio y su funcionalidad para estar en su mejor momento - también en lo que respecta al RGPD. Si tiene más preguntas, no dude en ponerse en contacto con nosotros.


 

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